Подготовка к автоматизации.

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какиеразделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четкоопределить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. Навыходе бухучет дает: 1. Первичные документы. 2. Учетные регистры для бухгалтерии. 3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап). 4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам. Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируетсяконкретный перечень всех документов и регистров, необходимых напредприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, итребования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, ипервичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетомособенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров водной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме- величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того нидругого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров суказанием продажной цены товара и датой отгрузки. Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, чтонадо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практическиневозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделатьзаранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будетнастроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документывообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимойаналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации),из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать. Этап IV. Выбор программного средства.

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определенмасштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можнопереходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, чтокупленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеетдостаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия ипридется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов,их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному дляпредприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и простохороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни.Все те программные продукты, которые широко известны, продаются ирекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, чтоих знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множествопредприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучшеподходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности идругих факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образомзадача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именноВашего предприятия программный продукт. Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки кавтоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы,поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений: 1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1- 3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации). Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо- бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур". Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS- balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика". 2. Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество автоматизации бухучета дороже чем более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется. 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме. После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которыхнадо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами: 1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант. 2.2.5.