Подготовка к автоматизации.

Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизациябухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данныхв программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер былэффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе,начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пятьэтапов. 2.2.1 социально психологический климат

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда оначто-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, каки что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные пограммы поавтоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать нанужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов икончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализимеющейся на предприятии системы бухучета, а именно: 1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов. 2. Применяемая аналитики по различным счетам. 3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций. 4. Формы и содержание первичной документации. 5. Формы учетных регистров. Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшениябухгалтерского учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Еслиорганизация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то приполучении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматическиначислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог исодержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотретькредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователейавтодорог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующемусроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что дляпроведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытныйспециалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является,например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы,как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самихпрограммах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтериюв том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения идаже оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объемебудет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены накомпьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнееавтоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, гдебухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучетнадо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ поавтоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело скрупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности,таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика,строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и болеебухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов споставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большойдокументооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становитсяпонятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс"завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, сучетом ее особенностей следует решить: 1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге. 2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит втом, что информация, получаемая из бухучета требуется и в другихструктурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта -информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, вотделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре(аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состояниидебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам икредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и омногом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю этуинформацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определитьвесь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организациии произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, дляэтого производится совещание с заинтересованными службами предприятия ируководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализовреализации и затрат, то информация для них не нужна. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, чтопрограмма по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколькобухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранеераспределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкоераспределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждыйна своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать. Этап III. Постановка задачи.