Правила документооборота и технология обработки учетной информации

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документообороте движение первичных документов в бухгалтерском учете, под которым понимается их создание или получение от других организаций, учреж­дений, принятие к учету, обработка, передача в архив (документообо­рот), регламентируется графиком.

Данный график должен устанавливать рациональный докумен­тооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений организации и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в под­разделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всего учетного процесса организации, а также усилению контрольных функ­ций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выпол­няемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также все­ми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения

В составе учетной политики организации должен быть утвержден график документооборота, предусматривающий в отношении каждого первичного документа, применяемого организацией для оформления фактов хозяйственной деятельности, следующие сведения:

• данные о создании или получении документа:

• количество экземпляров;

• лицо (служба), ответственное за выписку или за получение доку­мента от контрагента;

лицо (служба), ответственное за оформление документа;

• время составления документа (непосредственно в момент совер­шения операции, сразу после ее совершения);

• данные о принятии к учету и обработке документа:

• лицо (служба), ответственное за представление документа в бух­галтерию организации;

• срок представления документа в бухгалтерию организации;

• порядок представления документа в бухгалтерию организации;

• лицо (служба), ответственное за проверку документа;

• данные об обработке документа:

• лицо (служба), ответственное за обработку документа;

• срок исполнения;

• данные о передаче в архив:

• лицо (служба), ответственное за передачу документа в архив;

• срок, по истечении которого документ подлежит передаче в архив.

Технология обработки учетной документации подразумевает под собой систематизацию и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в регистрах бухгал­терского учета.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись как ручным способом, так и с применением вычислительной техники.

В учетной политике должен быть отражен порядок обработки учет­ной информации (ручным способом или с применением вычислительной техники). В случае обработки учетной информации с применением вычислительной техники указывается используемая в организации бух­галтерская программа.