Общие положения
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утверждённые Минфином РФ.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.
Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:
1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.
2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.
3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.
4. Отражать на счетах бухгалтерского учёта выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта. Порядок отражения в бухгалтерском учёте инвентаризационных разниц более подробно будет рассмотрен ниже. Эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок.
В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учёте запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.
Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учёта) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.
Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях – на финансовые результаты; в некоммерческих – на увеличение доходов.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчётности. При этом для целей финансового учёта должны быть учтены события после отчётной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.