Форма документов

Документы в ЭПС составляются в электронной форме (договоры с оператором ЭПС, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, счета и пр.) и юридически признаются действительными на основании п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса. При этом стороны могут использовать электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП) для "идентификации" контрагента. Ведь обмен электронными сообщениями, подписанными такой подписью (или другим аналогом собственноручной подписи), будет рассматриваться как обмен документами (п. 4 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

При осуществлении международных платежей для российских предприятий обязательно заключение письменных договоров (Постановление ВС СССР от 23 мая 1990 г. N 1511-1). Отметим, что в этом случае к письменной форме приравнивают сообщения по телетайпу или телеграфу (ст. 13 Конвенции Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров, заключена в Вене 11 апреля 1980 г.). Но электронная связь к таким сообщениям не относится. Значит, договор, заключенный в режиме онлайн, не будет признан документальным подтверждением расходов.

Бухгалтерия. По требованиям бухгалтерского учета все первичные документы должны быть составлены по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм. Если таковые отсутствуют, то документ составляют по форме, утвержденной руководителем в приложениях к учетной политике организации. При этом он должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Целесообразно в учетной политике предусмотреть наличие цифровой подписи на конкретных документах. Документы, оформленные и подписанные уполномоченными на то лицами, бухгалтер примет к учету. Минфин подтвердил, что использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается (Письмо Минфина России от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/2/28). Но для этого должны быть соблюдены условия п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Это важно. Документы, полученные по электронной связи, а также подписанные ЭЦП (или другим аналогом собственноручной подписи), принимаются в качестве письменных доказательств в суде (п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

Налоговая. А вот в налоговом учете действующим законодательством составление документов в электронном виде с заверением электронной подписью не предусмотрено. И инспекторы отсутствие письменно оформленных документов могут использовать, например, как повод для признания необоснованности вычета по НДС. В частности, это касается счетов-фактур. Ведь их составление в электронном виде не допускается (гл. 21 НК РФ), также как и использование ЭЦП (Письмо Минфина России от 27 апреля 2001 г. N 04-03-11/69). Чтобы избежать возможных споров с ИФНС, можно рекомендовать фирмам - пользователям системы заключать договоры параллельно в письменной форме и обмениваться ими с контрагентами по почте (курьерскими службами и т.д.).

В итоге предприятию нужно иметь в бумажном виде с подлинными подписями и печатями договор с администратором сети, договоры с поставщиками, покупателями и подрядчиками, первичные бухгалтерские документы (счета, накладные, акты, счета-фактуры и пр.). После получения всех бумаг целесообразно было бы подшить их к электронным документам в качестве подтверждения последних.

Например, можно предложить следующий порядок действий бухгалтера:

- если организация - участник системы выступает продавцом, то при отгрузке своей продукции, товаров, услуг бухгалтер выставляет документы на реализацию в установленном законодательством порядке: счета, расходные накладные, счета-фактуры. После чего документы передают покупателю сначала в электронном виде. При этом в бухгалтерском учете проводками отражаются реализация и начисление налогов, а в налоговом счета-фактуры заносятся в книгу продаж и журнал регистрации выставленных счетов-фактур, регистры налогового учета. Параллельно документы на отгрузку оформляются на бумаге. Их собственноручно подписывают должностные лица. Первые экземпляры высылают покупателю, вторые подшивают к ранее отправленным электронным документам;

- перечисление денег с расчетного банковского счета на кошелек или вывод из кошелька на расчетный счет будет отражено в выписке из ЭПС;

- при перечислении денег из своего "кошелька" в чужой (расчет с поставщиком) ЭПС также выдаст выписку. А вот подтверждением произведенной оплаты послужит уведомление контрагента о получении денег при доставке товара. Форма уведомления и пути его передачи должны быть закреплены в договоре на поставку товара.