Списание по причине морального и физического износа
- редчайших фондов - один раз в 3 года;
- ценных фондов - один раз в 5 лет;
- фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
- фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
- фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;
- фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравнивается к очередному сроку.
В соответствии с п. 2 Приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" для проведения инвентаризации создается комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Сведения о фактическом наличии имущества вносятся в инвентаризационные описи. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения в учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы недостач относят на виновных лиц (п. 5.1 упомянутого Приказа).
Выявленные в ходе инвентаризации недостачи материальных ценностей отражаются проводкой (п. 159 Инструкции N 25н):
Дебет счета 209 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам",
Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов".
Так как материально ответственными лицами за сохранность библиотечных фондов являются определенные сотрудники библиотеки, в соответствии со ст. 243 ТК РФ на них возложена обязанность по возмещению причиненного ущерба в полном размере.
Поступление средств в возмещение недостач отражается проводкой:
Дебет счета 201 04 510 "Поступления в кассу",
Кредит счета 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств".
Затем эти денежные средства подлежат перечислению в бюджет:
Дебет счета 210 02 410 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации основных средств",
Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы".
В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы ущерба, она списывается с баланса следующей проводкой:
Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов",
Кредит счета 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств".
Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи (п. 9.8 Приказа N 2488).
Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).
В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).