Этап обучения.

По окончании настройки программы начинается этап обучения персоналаработе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами,обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтерумел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операциипо запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер"боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работатьна компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютернойграмотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другуюдают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющегокомпьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеруосвоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени: 1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:9. Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по- разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.10. Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п. 2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):11. Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям12. Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку во- первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут. В такой ситуации требуются более глубокие знания программы,позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производитьдонастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второгоуровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но этовсегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативностьизменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых- ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платитьденьги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программахпредельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к нимимеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всехслучаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни откого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня ворганизациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимопроходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимаетрешения об изменениях в системе ведения бухучета и производит этиизменения. Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключилидоговор на внедрение программы по автоматизации бухучета с какой-либооказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы -вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Какже избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первыйсостоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройкупрограммы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапыоптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации ипостановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированностьавтоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки кавтоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг.Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможетепровести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы иобучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор наавтоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации: 1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной. Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.