Учет при возвращении
Если по возвращении из загранкомандировки у работника остались неизрасходованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу организации или внести иностранную валюту на сумму, эквивалентную неиспользованным дорожным чекам (рубли вносить он не имеет права).
В настоящее время организация может покупать иностранную валюту только при наличии валютного счета. Но даже если такого счета нет, работник может рассчитываться корпоративной картой или снимать с нее наличную валюту. Операции по расчетным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. Конверсия осуществляется по внутреннему курсу платежной системы, который значительно отличается от курса Банка России. Валюта, полученная в результате конверсии, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента (п. 2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).
Пример 3. 1 марта 2007 г. организация открыла в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал 1000 руб. На этот счет организация перечислила с расчетного счета 400 000 руб.
3 марта 2007 г. организация направила своего сотрудника в командировку в США. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, учетная стоимость которой составляет 200 руб.
5 марта 2007 г. работник оплатил счет за проживание в гостинице в размере 1200 долл. США. В этот же день он получил наличную валюту в размере 600 долл. Банк конвертировал рубли в доллары по курсу 26,60 руб./долл.
Авансовый отчет сотрудника был утвержден 18 марта 2007 г.
В конце месяца банк начислил комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 1500 руб.
Официальный курс доллара США составил (цифры условные):
на 1 марта 2007 г. - 26,55 руб/долл.;
на 5 марта 2007 г. - 26,50 руб/долл.;.
на 18 марта 2007 г. - 26,45 руб/долл.;
на 30 марта 2007 г. - 26,40 руб/долл.
В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.
1 марта 2007 г.:
Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - 400 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1000 руб. - перечислены денежные средства за открытие специального карточного счета;
Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 51 - 200 руб. - оприходованы оплаченные корпоративные карты;
Дебет 71, Кредит 50, субсчет "Денежные документы" - 200 руб. - выдана работнику корпоративная расчетная карта для оплаты командировочных расходов.
5 марта 2007 г.:
Дебет 71, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 47 880 руб. [(1200 долл. + 600 долл.) x 26,60 руб/долл.] - списаны со специального карточного счета организации денежные средства на оплату гостиницы, а также на выдачу наличной валюты;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 90 руб. [(26,60 руб. - 26,55 руб.) x 1800 долл.] - отражен в составе прочих расходов убыток от конвертации рублей в доллары США по курсу, установленному банком.
18 марта 2007 г.:
Дебет 26, Кредит 71 - 47 610 руб. (1800 долл. x 26,45 руб/долл.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 71 - 90 руб. [(26,50 руб/долл. - 26,45 руб/долл.) x 1800 долл.] - отражена в составе прочих расходов отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами;