Налоги и расчеты

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а и др.). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Если работнику была выдана валюта, то неизрасходованную валюту он сдает в кассу организации.

Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета.

Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются два субсчета:

"Расчеты с подотчетными лицами в рублях";

"Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

Пример 2. 17 марта 2007 г. работник получил для командировки во Францию 10 300 евро. 20 апреля 2007 г. был утвержден авансовый отчет работника на сумму 10 100 евро. Курс евро составил (цифры условные):

на 17 марта 2007 г. - 33,47 руб/евро;

на 31 марта 2007 г. - 33,49 руб/евро;

на 20 апреля 2007 г. - 33, 70 руб/евро.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.

17 марта 2007 г.:

Дебет 71, Кредит 50 - 344 741 руб. (10 300 евро x 33,47 руб.) - выдана командированному работнику наличная валюта.

31 марта 2007 г.:

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы - 206 руб. [10 300 евро x (33,49 руб. - 33,47 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникающая на дату составления бухгалтерской отчетности.

20 апреля 2007 г.:

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" - 2163 руб. [10 300 евро x (33,70 руб. - 33,49 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета;

Дебет 26, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 340 370 руб. (10 100 евро x 33,70 руб.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 50, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 6740 руб. (200 евро x 33,70 руб.) - возвращена неизрасходованная валюта в кассу организации.

Кроме наличной валюты командированным в загранкомандировку работникам могут выдаваться дорожные чеки.

Дорожные чеки - это платежные документы в иностранной валюте. Они отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты на территории Российской Федерации. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.

Для покупки дорожных чеков организация может использовать валютные средства, которые есть на текущем валютном счете или приобретены банком по поручению организации для оплаты командировочных расходов. При этом купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации (если банк такой счет открыл), с которого производится оплата дорожных чеков. Приобретение дорожных чеков организацией возможно только путем безналичной оплаты с валютного счета в уполномоченном банке.

Дорожные чеки приобретаются исключительно для оплаты командировочных расходов. Основанием для покупки дорожных чеков является заявка организации. После получения заявки банк выдает дорожные чеки командированному работнику, который их подписывает в присутствии работника банка. Вместе с дорожными чеками выдается справка по форме N 0406007 на имя каждого командируемого работника, которая является основанием для вывоза дорожных чеков за границу.

После получения дорожных чеков командируемый работник должен сдать их и справку в кассу организации. Затем чеки и справка приходуются и выдаются под роспись в журнале учета справок командированному работнику.