Документальное оформление

Порядок возмещения командировочных расходов определен ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным актом организации. При этом размер возмещения не может быть ниже установленного Правительством Российской Федерации.

Для направления работника в служебную загранкомандировку руководитель организации должен издать приказ. Формы всех документов для командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В приказе о направлении работника в командировку обязательно должны быть указаны Ф.И.О. командированного, его должность, цель, время, место командирования, служебное задание. По возвращении работника из командировки составляется отчет о командировке.

Обычно на командированного сотрудника организация должна оформить командировочное удостоверение. При направлении сотрудника в страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа. Размер суточных в иностранной валюте будет определяться по отметкам о пересечении границы Российской Федерации в загранпаспорте.

Если сотрудник направляется в страны СНГ, то рекомендовано оформлять командировочное удостоверение. Поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въезжать без визы, подтвердить срок командировки отметками в загранпаспорте нет возможности. В то же время при наличии командировочного удостоверения срок командировки можно определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии из него.

С 1 января 2005 г. до 12 июля 2006 г. при загранкомандировках действовали нормы суточных и оплата за жилье, утвержденные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н. Согласно Приказу Минфина России от 12.07.2006 N 92н нормы суточных, установленные Приказом N 64н, распространяются только на организации, финансируемые из федерального бюджета. Все остальные организации могут сами определять в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и не облагать выплаты в пределах этого лимита единым социальным налогом и налогом на доходы физических лиц (далее – НДФЛ).