Понятие кассовых операций и их документальное оформление.
Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативными актами ЦБ РФ: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40, «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от19 декабря 1997 г. с изменениями и дополнениями от 22 января 1999 г.; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-у «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке», Письмо ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору».
Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением, в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.
Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру.
Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд и др.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). ). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и т.п. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.
Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость. На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.